Przedłużenie umowy najmu - jak zrobić to prawidłowo?

Umowa najmu zawarta na czas określony kończy się w dniu wskazanym w jej treści. Jeżeli wynajmujący i najemca chcą nadal korzystać z mieszkania, mogą uzgodnić dalszy najem. Nie zawsze oznacza to konieczność sporządzania całej umowy od początku. Jeżeli pozostałe warunki najmu mają pozostać takie same, najprostszym rozwiązaniem jest aneks, w którym strony wskazują nowy okres obowiązywania umowy. Jeżeli natomiast przy okazji przedłużenia zmienia się więcej istotnych warunków, można zawrzeć nową umowę.

Jak można przedłużyć umowę najmu?

Przedłużenie umowy najmu może polegać na ustaleniu kolejnego okresu obowiązywania dotychczasowej umowy albo na zawarciu nowej umowy dotyczącej tego samego mieszkania. Aneks jest odpowiedni przede wszystkim wtedy, gdy strony chcą zachować dotychczasowe ustalenia i zmienić tylko termin zakończenia najmu. Można w nim również zmienić wybrane elementy umowy, np. wysokość czynszu lub zasady rozliczania opłat. Nowa umowa będzie bardziej przejrzysta, jeżeli zmienia się wiele warunków albo strony chcą od początku określić prawa i obowiązki związane z kolejnym okresem najmu. W obu przypadkach potrzebna jest zgoda wynajmującego i najemcy. Jedna strona nie może samodzielnie zdecydować o przedłużeniu umowy zawartej na czas określony.

Przedłużenie umowy na czas określony a czas nieokreślony

Przedłużenie najmu może nastąpić na kolejny określony okres, np. na 6 miesięcy albo rok. W takim przypadku dokument powinien jasno wskazywać datę rozpoczęcia i zakończenia kolejnego okresu. Możliwe jest również kontynuowanie najmu bez wskazywania kolejnej daty końcowej. Wtedy najem może być kontynuowany na czas nieoznaczony, co ma znaczenie między innymi dla zasad jego wypowiedzenia. Nie należy pozostawiać tej kwestii w niedomówieniu. Jeżeli strony chcą, aby umowa obowiązywała przez kolejny rok, powinny wskazać konkretną datę jej zakończenia. Jeżeli chcą kontynuować najem bez określania końcowego terminu, również warto zapisać to jednoznacznie.

Aneks do umowy najmu – co powinien zawierać?

Aneks powinien pozwalać bez wątpliwości ustalić, której umowy dotyczy i jakie zmiany zostały uzgodnione. Przy przedłużeniu umowy najmu warto zawrzeć w nim:

• datę i miejsce zawarcia aneksu,
• dane wynajmującego i najemcy,
• datę zawarcia umowy, której dotyczy aneks,
• adres wynajmowanego lokalu,
• nowy okres obowiązywania umowy,
• inne zmieniane postanowienia, jeżeli strony je modyfikują,
• informację, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian,
• podpisy obu stron.

Jeżeli zmieniany jest tylko termin najmu, nie ma potrzeby przepisywania całej umowy. Wystarczy precyzyjnie wskazać, który zapis dotyczący czasu trwania umowy otrzymuje nowe brzmienie. Jeżeli natomiast wraz z przedłużeniem zmienia się czynsz, kaucja albo inne warunki, powinny zostać opisane w aneksie w sposób jednoznaczny.

Kiedy podpisać aneks do umowy najmu?

Najlepiej podpisać aneks jeszcze przed upływem terminu obowiązywania umowy. Strony mają wtedy jasno ustalone zasady dalszego najmu i nie muszą później odtwarzać swoich ustaleń. Nie ma potrzeby czekania do ostatniego dnia. Jeżeli przedłużenie wymaga ustalenia nowej wysokości czynszu albo innych warunków, rozmowę warto rozpocząć wcześniej. Szczególnie ważne jest, aby aneks określał, od kiedy obowiązuje nowy okres najmu. Przykładowo, jeżeli umowa kończy się 31 grudnia, a strony chcą ją przedłużyć do 31 grudnia kolejnego roku, dokument powinien jasno wskazywać ten termin.

Czy można podpisać aneks po zakończeniu umowy?

Jeżeli termin umowy już upłynął, sytuacja wygląda inaczej niż przy przedłużeniu dokonanym przed jej zakończeniem. Nie należy traktować aneksu jako prostego sposobu na automatyczne „cofnięcie” skutków upływu terminu. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy najemca nadal korzysta z mieszkania oraz czy właściciel wyraża na to zgodę. Zgodnie z art. 674 Kodeksu cywilnego, jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie najemca nadal używa rzeczy za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości przyjmuje się, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony. Oznacza to, że samo pozostanie najemcy w mieszkaniu nie powinno być mylone z podpisaniem aneksu przedłużającego umowę na kolejny konkretny okres. Jeżeli strony chcą, aby po upływie pierwotnego terminu najem trwał jeszcze przez rok lub inny dokładnie określony czas, najlepiej zawrzeć odpowiednie porozumienie i jasno określić nowy okres najmu.

Czy przy przedłużeniu można zmienić wysokość czynszu?

Tak. Przedłużenie umowy może być okazją do ustalenia nowej wysokości czynszu, jeżeli obie strony się na to zgadzają. W aneksie należy wskazać konkretną kwotę oraz moment, od którego zaczyna ona obowiązywać. Jeżeli zmiana czynszu ma nastąpić dopiero wraz z rozpoczęciem kolejnego okresu najmu, również warto zapisać to wprost. Nie należy ograniczać się do ustnego ustalenia nowej stawki, jeżeli zmiana ma być częścią przedłużanej umowy. Pisemny dokument pozwala później jednoznacznie ustalić, jaka kwota została uzgodniona.

Co z kaucją przy przedłużeniu umowy?

Samo przedłużenie umowy nie oznacza konieczności ponownego wpłacania kaucji. Jeżeli dotychczasowa kaucja nadal zabezpiecza zobowiązania najemcy, może pozostać w tej samej wysokości. Strony mogą jednak uzgodnić jej zmianę. Może mieć to znaczenie np. wtedy, gdy przy przedłużeniu zwiększa się czynsz i właściciel chce odpowiednio zmienić wysokość zabezpieczenia. Jeżeli najemca ma dopłacić część kaucji, warto wskazać w aneksie kwotę dopłaty i termin jej wpłaty.

Czy przedłużenie umowy najmu wymaga formy pisemnej?

W przypadku umowy najmu istotna jest forma, w jakiej została zawarta oraz długość okresu najmu. Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli ten wymóg nie zostanie zachowany, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony. Przy sporządzaniu aneksu warto więc zachować formę pisemną, zwłaszcza gdy przedłużenie powoduje dalsze obowiązywanie najmu przez okres przekraczający rok. Forma pisemna jest również korzystna dowodowo. W razie sporu łatwiej wykazać, jaki okres najmu został uzgodniony i jakie dodatkowe warunki zaakceptowały strony.

Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego

Jeżeli przedłużana jest umowa najmu okazjonalnego, trzeba zwrócić uwagę nie tylko na sam termin najmu, ale również na wymogi dotyczące tej szczególnej formy najmu. Najem okazjonalny jest zawierany na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Przy jego przedłużeniu trzeba więc zadbać o to, aby dalszy okres najmu również został prawidłowo określony. Istotne są także dokumenty związane z najmem okazjonalnym, w szczególności oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji oraz wskazanie lokalu, do którego najemca może się przenieść w przypadku wykonania obowiązku opróżnienia lokalu. Jeżeli zmieniają się okoliczności dotyczące tych dokumentów, należy sprawdzić, czy konieczne jest ich ponowne przygotowanie lub aktualizacja. Przedłużenie najmu okazjonalnego nie powinno więc być traktowane dokładnie tak samo jak przedłużenie zwykłej umowy najmu.

Jak napisać aneks przedłużający umowę najmu?

Treść aneksu może być stosunkowo krótka, jeżeli jedyną zmianą jest przedłużenie okresu obowiązywania umowy. Dokument powinien wskazywać dotychczasową umowę, dane jej stron oraz nowy termin najmu. Jeżeli pozostałe postanowienia nie są zmieniane, warto wyraźnie zaznaczyć, że pozostają one w mocy. Jeżeli potrzebny jest gotowy przykład takiego dokumentu, na stronie Biznes.it znajduje się wzór aneksu do przedłużenia umowy najmu. Można na jego podstawie przygotować dokument odpowiadający konkretnej umowie. Przed podpisaniem aneksu trzeba jednak sprawdzić, czy jego treść odpowiada rzeczywistym ustaleniom stron. Szczególnej uwagi wymagają zmiany czynszu, kaucji, okresu najmu oraz dodatkowych zabezpieczeń.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem przedłużenia?

Przedłużenie najmu jest dobrym momentem na sprawdzenie, czy dotychczasowa umowa nadal odpowiada sytuacji obu stron. Warto zweryfikować przede wszystkim wysokość czynszu i opłat, zasady ich rozliczania, wysokość kaucji oraz termin obowiązywania umowy. Jeżeli w poprzedniej umowie pojawiły się niejasne zapisy albo strony przez okres najmu ustaliły dodatkowe zasady, warto rozstrzygnąć te kwestie przed podpisaniem aneksu zamiast pozostawiać je poza dokumentem. Ważne jest również sprawdzenie, czy umowa nie zawiera własnych postanowień dotyczących jej przedłużenia lub sposobu zgłaszania zamiaru dalszego najmu. Najbezpieczniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy przed upływem dotychczasowej umowy obie strony mają podpisany dokument, z którego jasno wynika, na jakich zasadach najem będzie kontynuowany.